Asociaţia Amici dei Bambini, Moldova anunţă concurs pentru ocuparea postului de office manager în cadrul proiectului „Consolidarea capacităţilor ONG şi APL în vederea incluziunii sociale a tinerilor ex-instituţionalizaţi din Moldova şi Ucraina”, nr. de referinţă DCI-NSAPVD/2009/201-618. Scopul postului: asigurarea legăturii dintre personalul local, sediul central şi parteneri, evidenţa documentelor oficiale (intrări, ieşiri), traducerea documentelor din şi în limba italiană, engleză. Responsabilităţi şi obligaţiuni: PRIMEŞTE ŞI TRANSMITE INFORMAŢIA Răspunde la telefon, face legătura cu persoana solicitată, duce un registru telefonic. Primeşte şi transmite comunicări scrise prin fax, e-mail şi le repartizează în funcţie de destinatar, proiect, după care le arhivează în ordinea cuvenită. Primeşte şi expediază corespondenţa şi o repartizează destinatarilor în cadrul oficiului, după care o arhivează în ordinea cuvenită. Pregăteşte întrunirile şi şedinţele avizând din timp participanţii cu privire la data, ora şi locul desfăşurării, pregătind materialele informative necesare. Pregăteşte un Proces Verbal pentru fiecare şedinţă. Informează colaboratorii cu privire la sarcinile transmise de coordonator şi termenii de îndeplinire a acestora. Pregăteşte la cerere acte oficiale (cereri, adeverinţe, acte de donaţie, ordine, scrisori oficiale etc.) Traduce documente şi acte oficiale din şi în limba italiană şi/sau engleză după necesitate. Oferă asistenţă în traducerea orală (română-italiană-engleză) în caz de necesitate PRIMEŞTE VIZITATORI ASIGURĂ RECHIZITELE DE BIROU ŞI CONSUMABILELE Alcătuieşte sistematic o listă a rechizitelor de birou şi a consumabilelor necesare şi o transmite responsabilului de achiziţionarea acestora. ASIGURĂ FUNCŢIONAREA TEHNICĂ A OFICIULUI Semnalează persoana responsabilă în caz de defectare a tehnicii din birou (fax, xerox, imprimante, calculatoare), a mobilierului. ORGANIZEAZĂ CASETELE CU MATERIAL INFORMATIV duce evidenţa materialelor consultative (cărţi, rapoarte de activitate de la diferite ONG, broşuri etc.) ·                     Instruire şi abilităţi: Tehnici de convorbire telefonică şi etichetă Cunoaşterea calculatorului (WORD, Internet, POP mail) Cunoaşterea limbilor ROMÂNĂ, RUSĂ, ITALIANĂ şi ENGLEZĂ (gramatică, punctuaţie şi vocabular) Calităţi de comunicare şi abilităţi interpersonale Abilităţi de utilizare a faxului, xeroxului Calităţi personale: Spirit de organizare, Punctualitate, Comunicabilitate, Empatie, Corectitudine si transparenţă, Flexibilitate, Tact şi principialitate în lucrul cu vizitatorii, Bunăvoinţă, Acceptare / Înţelegere, Responsabilitate, Rezistenţă la situaţii de stres. Persoanele interesate sunt rugate să prezinte, până la data de 07.06.2011 CV, la adresa: chisinau@aibi.it sau la nr. de fax + 373 22 23 21 12 Telefon de contact: +373 22 23 21 12